Politique de confidentialité

Version 1.1 du 1 janvier 2021

 

1-Les dispositions Générales

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données. Dans le cadre de son activité, Mindset-Finance met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et prospects.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

Les clients, autrement appelés conseillers financiers sont entendus comme toutes personnes physiques ou morales, souhaitant évaluer dans le cadre des directives MIDFID 2 les comportements à risque de leurs clients, mais également aux professionnels de la finance exerçant une activité dans le domaine du conseil en finance comportementale notamment les coachs financiers.

Les clients finaux (clients de conseillers financiers) sont entendus comme toutes personnes physiques utilisant les services du site Mindset-Finance en vue de leurs évaluations des risques ou dans le cadre de leur processus de décision dans des projets patrimoniaux.

Les prospects sont entendus comme tout client potentiel de Mindset-Finance dont les contacts ont été collectés via des évènements, mailing, site.

Pour satisfaire à ses besoins, Mindset-Finance met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et prospects.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de Mindset-Finance et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et prospects au regard du traitement de leurs données à caractère personnel. La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et prospects de Mindset-Finance.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont Mindset-Finance est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Mindset-Finance ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Mindset-Finance et ses clients et prospects, notamment ses conditions générales d’intervention ou sa politique cookies. Cette politique sera acceptée, au moment de l’inscription des clients et prospects, dans le même temps que l’acceptation des conditions générales de vente ou d’utilisation.

Les prospects verront cette politique de protection des données s’appliquer lors de leur usage du site internet de Mindset-Finance. Aucun traitement n’est mis en œuvre par Mindset-Finance concernant des données de clients et prospects s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour ses services ou traitées en relation avec ses services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

2-Les données des clients

2-1 Les types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage) : Identité et identification (sexe, prénom, nom, numéro client) Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone.

Données techniques (selon les cas d’usage) : Données d’identification (adresse IP)  Données de connexion (logs, token notamment) • Données d’acceptation (clic) 

2.2-Origine des données

Mindset-Finance collecte les données de ses à partir de :

 - données fournies par le client (formulaire papier, bon de commande, carte de visite) ;

- fiches ou formulaires électroniques remplis par le client ;

- données saisies en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;

- inscription à des évènements organisés par Mindset-Finance (ex : organisation de salons professionnels) ;

De manière exceptionnelle nous pouvons louer ou acquérir des bases de données.

La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs Mindset-Finance

2.3-Finalités

Selon les cas, Mindset-Finance traite les données de ses clients pour les finalités suivantes :

- gestion de la relation client (GRC) ;

- gestion des événements organisés par Mindset-Finance (conférences, petits déjeuners, etc.) ;

- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;

- gestion des comptes clients ; - réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;

- amélioration de nos services ;

- réponse à nos obligations administratives ;

- Community management ;

- réalisation d’enquêtes ;

- réalisation de statistiques ;

2.4 -Durées de conservation

- La durée de conservation des données de ses clients est définie par Mindset-Finance au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux clients : Pendant la durée des relations contractuelles avec Mindset-Finance, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

Données techniques : 1 an à compter de leur collecte

Cookies : 13 mois

Il appartient au conseiller financier de définir sa propre politique de durée de conservation s’agissant des données de ses clients selon les recommandations de la Cnil. Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux. Il est rappelé aux clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Mindset-Finance n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

2.5 -Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle – conditions générales de vente “conseillers financiers”.

3-Les données Prospects

3-1 Les types de données collectées

Identité et identification (sexe, prénom, nom, date de naissance, pseudo, numéro client) • Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)

Données non techniques (selon les cas d’usage) : Compétences et expériences professionnelles • Avatar / Photo de profil •Mails,,  Liens vers les réseaux sociaux : (Linkedin, Twitter, Facebook, Skype)

Données techniques (selon les cas d’usage) : Données d’identification (adresse IP) • Données de connexion (logs) • Données d’acceptation (clic) • Données de localisation

Mindset-Finance ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle »

3.2-Origine des données

Mindset-Finance collecte les données de ses à partir de :

Mindset-Finance collecte les données de ses prospects à partir de :
- cartes de visites ;
- inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, …) ;
- inscription à des évènements organisés par Mindset-Finance ;
- liste communiquée par les organisateurs d’évènements ou de conférence auxquelles nous participons ;
De manière exceptionnelle nous pouvons louer des bases de données.
La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs Mindset-Finance. Dans ce cas, Mindset-Finance prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.

3.3-Finalités

Selon les cas, Mindset-Finance traite les données de ses prospects pour les finalités suivantes :

- gestion de la relation prospect (GRP) ;

- gestion des événements organisés par Mindset-Finance (conférences, petits déjeuners, etc.) ;

- envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;

- gestion des comptes clients ; - réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;

- amélioration de nos services ;

- réponse à nos obligations administratives ;

- Community management ;

- réalisation d’enquêtes ;

- réalisation de statistiques ;

3.4 -Durées de conservation

- La durée de conservation des données de ses prospects est définie par Mindset-Finance au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux contacts et prospects : 3 ans à compter de leur collecte par Mindset-Finance ou du dernier contact émanant du prospect / du contact

Données techniques : 1 an à compter de leur collecte

Cookies : 13 mois

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.

Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Mindset-Finance n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

3.5 -Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Prospects : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, le consentement (par exemple, newsletter)

4 -Destinataires des données

Mindset-Finance s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients, candidats et prospects au sein de Mindset-Finance sont soumis à une obligation de confidentialité.
Mindset-Finance décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Mindset-Finance n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients, candidats et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Mindset-Finance n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

4.1 -Concernant les clients

Destinataires internes :

- le personnel habilité du service marketing, des services chargés de traiter la relation client, des services administratifs, des services logistiques et informatiques.

Destinataires externes :

- Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, etc...) ; - Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) .

4.2 -Concernant les prospects

Destinataires internes :

- le personnel habilité du service chargé de traiter la relation de prospection, des services informatiques.

Destinataires externes :

 - Nos clients conseillers financiers ; - Prestataires ou services support (ex prestataire informatique, etc...) 

 

5. GESTION DES DROITS DES PERSONNES 

5.1 Droit d'accès (copie)


Les clients et prospects disposent traditionnellement d’un droit de demander à Mindset-finance la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : Mindset Connect 76 rue du Quinconce 49100 Angers ou à l’adresse email [email protected]
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Mindset-finance . Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Mindset-finance  pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser Mindset-finance .

5.2 Mise a jour


Mindset-finance satisfait aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

5.3 Droit à l'effacement


Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Mindset-finance et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

5.4 Droit à la limitation


Les clients, candidats et prospects sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par Mindset-finance est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

5.5 Droit à la portabilité


Mindset-finance fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients et prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Mindset-finance  et pour les finalités reposant sur les seuls consentements des personnes et exécution d’un contrat. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

5.6. Droit post mortem


Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [email protected] ou par courrier postal à l’adresse suivante : Mindset Connect 76 rue du Quinconce 49100 Angers 

 

6. DISPOSITIONS COMPLEMENTAIRES

6.1 Caractère facultatif ou obligatoire des réponses


Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, Mindset-finance explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

6.2 Droit d'usage


Mindset-finance se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de Mindset-finance, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

6.3 Sous traitance

Mindset-finance informe ses clients et prospects qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Mindset-finance s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Mindset-finance s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui.

De plus, Mindset-finance se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

 

6.4 Registre des traitements

Mindset-finance n’est pas tenu de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.


7. SÉCURITÉ

7.1 Mesures de sécurité


Il appartient à Mindset-finance de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
- gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
- mesures de sauvegarde interne ;
- processus d’identification ;
- conduite d’audits de sécurité et de tests de pénétration ;
- l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
- l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
- l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.

Pour ce faire, Mindset-finance peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.
En tout état de cause, Mindset-finance s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, Mindset-finance s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.


7.2 Violation des données


En cas de violation de données à caractère personnel, Mindset-finance s’engage à en notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, Mindset-finance :
- en avisera les clients  concernés ;
- communiquera aux clients concernés les informations et recommandations nécessaires.

8. CONTACTS

8.1 Délégué à la protection des données


Mindset-finance a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes : Nom : HENRY Bernard 76 rue du Quinconce 49100 Angers Tel : 0607567883

8.2 Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL


Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : Cnil – Service des plaintes 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22

9. ÉVOLUTION


La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par Mindset-finance en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

10. Pour plus d'information


Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : [email protected]
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr